La gestión de almacenes puede analizarse desde muchos puntos de vista: seguridad de las existencias para que no sufran deterioros, que no queden obsoletas, optimizar el espacio, estimar los costes de almacenamiento, agilidad en los movimientos internos para entregar a tiempo al cliente y un largo etcétera.
En esta publicación, analizaremos el almacén como una inmovilización financiera. Esto es, una inmovilización de dinero.
Desde este punto de vista, la idea clave es tener unos mínimos de existencias sin que peligre la entrega a tiempo a nuestros clientes.
Para trabajar sobre la reducción de las existencias, os recomiendo emplear el sistema conocido como ABC, 80-20 o sencillamente, regla de Pareto. El ejercicio es fácil:
1. Coger un listado de existencias donde se reflejen los artículos, cantidad de cada uno de ellos, precios unitarios y valor total.
2. Ordenar el listado de mayor a menor valor. Comprobaréis que unas pocas referencias – las primeras del listado –, suponen un alto valor sobre el total general.
3. Una vez identificadas, calcular los días que suelen estar almacenadas o cuantos días de ventas tenéis en almacén. Ej. si tengo 10 unidades en el almacén y vendo 1 unidad a la semana, tendré 10 semanas de stock.
4. Realizado estos cálculos, analizamos en qué términos estamos comprando a sus proveedores. Si los plazos de entrega de los proveedores son pequeños, por ejemplo días, no tiene sentido que tengamos en nuestros almacenes 10 semanas de ese artículo. Hablar con los proveedores y empezad a ajustar plazos y cantidades de pedido. Llevado a cabo este ejercicio sobre 15-20 artículos, podréis haber bajado el valor de existencias en un 20 – 30%.
5. A veces se compra mucha cantidad de una sola vez para aprovechar un descuento en precios. Tratándose de proveedores habituales, puede negociarse un precio para un tamaño de compra anual y no de pedido a pedido.
6. Si trabajáis con productos de moda o de temporada, al final de ésta, deberéis haber liquidado sus existencias por completo. No hay que esperar a las rebajas, podéis ir organizando promociones para liquidar aquellos productos que no se estén vendiendo.
Hace años, tuve un cliente con una tienda de ropa surf con marcas conocidas. Se lamentaba de que al final de las temporadas había vendido mucho, había pagado a sus proveedores y, después de esto, no le quedaba dinero en las cuentas del banco. Le recomendé que hiciera un inventario físico en su almacén. Aparecieron artículos por valor del 30% del total de las compras y con la temporada ya terminada. En su almacén, no sólo había existencias de una temporada. Mantenía las de varios años. Más de 100.000 euros a precio de coste. Para este empresario era una barbaridad. Él mismo planteó una solución: alquiló un pequeño local y puso a la venta todas estas existencias a precio de 2×1. Liquidó todo el almacén en dos años.
7. Si vuestros productos no son de temporada, identificar aquellos que rotan poco. Es decir, se vende poco. Estos son los primeros candidatos para promocionarlos y venderlos cuanto antes. Al menos, recuperaréis el coste y, con ese dinero, podréis comprar otros artículos de mayor rotación/ventas donde podáis marcar un mejor margen de beneficio.
8. Otra acción que puede tomarse para reducir inventarios es negociar con proveedores la periodicidad de entregas. Si son ágiles y recurrentes, bastará con tener una o varias unidades y el resto, mejor en el almacén del proveedor. Un caso que funciona muy bien son las farmacias. La mayor parte de su almacén la compone una gran cantidad de artículos (medicamentos) con una sola unidad en existencias. Las distribuidoras hacen dos repartos diarios: uno por la mañana y otro por la tarde. ¿Para qué tener más cantidad?
Es una idea a imitar en otros negocios. Las tiendas de repuestos de automóviles se unieron hace ya algunas décadas.
En resumen: Con esta sencilla regla de Pareto, ir analizando la categoría de los artículos: Alto valor, riesgo de obsolescencia, baja rotación, escaso margen, etc. Una vez identificados, reducir la cantidad en el almacén o liquidarlos cuanto antes. Estas sencillas decisiones, os ayudará a tener más efectivo o menos tensiones de tesorería.
Juan Carlos Catalá Domínguez (ANALISER) –14 de agosto de 2017
