¿Cómo preparar y desarrollar reuniones con éxito?

¿En cuántas reuniones efectivas has estado últimamente?  Mucho me temo que tu respuesta va a ser pocas.

Ahora, si os pregunto en cuantas reuniones mal aprovechadas, la respuesta está clara, muchas.  Ya sabemos las reuniones de las que estoy hablando, estas que son interminables, aburridas, que no nos llevan a una conclusión clara y al final salimos preguntándonos para qué hemos ido y pensando que hubiéramos aprovechado mucho mejor el tiempo trabajado o que lo mismo se podría haber dicho en un correo electrónico.

Desafortunadamente, perdemos mucho tiempo y energía en reuniones que no nos llevan a ningún objetivo concreto.

Sin embargo, cuando tenemos una reunión efectivas salimos llenos de energía, sintiendo que hemos logrado algo y con unas ideas claras de lo que se espera de nosotros y los siguientes pasos que debemos de tomar.

Así que os estaréis preguntando, ¿qué es lo que hace que una reunión sea efectiva?  Sabemos que una reunión es efectiva cuando:

• Los objetivos que la reunión se han conseguido.
• Ocupan el tiempo mínimo necesario.
• Dejan a los participantes con la sensación de que se ha seguido un proceso.

Para conseguir estos requisitos os recomiendo seguir los siguientes tres pasos:

1. Tener claro cuál es el objetivo de la reunión y lo que se espera conseguir de ella.

¿Quieres tomar una decisión? ¿Generar ideas? ¿Comunicar el estatus del proyecto?

Si no tienes claro el objetivo, utiliza la siguiente herramienta. Termina esta frase:  Cuando acabe la reunión quiero que el equipo….¨.

Sabiendo lo que queremos conseguir con la reunión, nos ayudará planificar el contenido y determinar quién tiene que estar presente.

2. Utiliza bien el tiempo.

El tiempo es un recurso valioso, a nadie le gusta desperdiciarlo.  Mantén las reuniones lo más cortas posibles y ten el respeto de no llegar tarde.

Para evitar entrar en temas que no son relevantes a la reunión, prepara una agenda antes de la reunión con el siguiente contenido:

• Prioridades – cuál son los puntos que absolutamente hay que cubrir
• Resultados – qué es lo quieres conseguir
• Participantes – quién tiene que estar
• Secuencia – en qué orden tratamos los puntos
• Tiempo – cuánto tiempo en cada tema
• Donde – fecha, hora y lugar

3. Sensación de que se ha seguido un proceso.

Una vez que tienes la agenda, se la pasas a los participantes antes de la reunión para que sepan los puntos que se van a tratar y para recibir su feedback por si quieren sumar algo que piensan que es importante.

Durante la reunión es importante:

• Controla que una persona no domine la conversación y que todos participen y aporten sus ideas.

• Al final de cada tema, repasa rápidamente lo que se ha dicho para asegurar que todos están de acuerdo.

• Toma nota de temas que requieren de más discusión.

• Ten cuidado en el lenguaje no verbal, si están cansados toma un descanso.

• Asegúrate que os mantenéis a la agenda.

• Haz una lista de las tares acordadas y quién ha sido asignado para hacer qué.

• Cierra la reunión resumiendo los próximos pasos e informando que se mandará un resumen de la reunión.

Como habéis visto, llevar a cabo una reunión efectiva es mucho más que mandar un correo con la fecha y hora de la reunión.  Reuniones efectivas necesitan una estructura y un orden.  Sin estos elementos pueden ser interminables  y al final, no lograr nada.

Dada la mala fama que tienen las reuniones y  frustración que detonan por la perdida de tiempo, aprender a organizar reuniones efectivas es imprescindible. Conseguir una reputación de organizar reuniones exitosas es bueno para ti, tu carrera y tu empresa.