En estas fechas de cierre del ejercicio siempre nos preguntamos cuántos años debemos conservar la voluminosa documentación contable.
Ésta comprende todos los justificantes de los asientos contables que hemos practicado en el año. Así tendremos, las facturas de clientes, proveedores y acreedores, los extractos, las nóminas, los recibos, los libros auxiliares de contabilidad, los registros y declaraciones de impuestos, y cualquier otro soporte documental de apunte contable. A todo lo anterior debemos añadir la correspondencia con personas físicas o jurídicas externas a la empresa. Varios son los espacios temporales. Veamos:
- Según la prescripción de las infracciones tributarias: CUATRO años a contar desde la finalización de la fecha reglamentaria para la presentación de la autoliquidación.
- Según la prescripción del delito fiscal: CINCO años a computar desde la fecha en que finaliza la presentación de la autoliquidación.
- De acuerdo con la prescripción del delito fiscal agravado: DIEZ años desde su comisión.
- Facturas y justificantes de la adquisición de activos fijos: se deben conservar durante su vida útil y los CUATRO años siguientes.
- Para hacer posible la compensación de bases imponibles negativas (pérdidas) en el Impuesto de Sociedades: se permite a la inspección la comprobación de dichas pérdidas incluso más allá de la fecha de prescripción del período impositivo de su generación y declaración. Se limita esta facultad comprobadora a los DIEZ años siguientes a su generación. Se deberán conservar durante estos diez años todos los soportes documentales que justifican dichos créditos fiscales. En caso contrario la inspección no aceptará su aplicación a la liquidación. Transcurrido dicho plazo especial es obligatorio que el contribuyente acredite el importe de las bases negativas que pretende compensar, exhibiendo la liquidación y la contabilidad y acreditando también su depósito en el Registro Mercantil.
- Una de las últimas y recientes reformas del Código Penal introdujo la existencia de que determinados tipos delictivos llevaran aparejada la responsabilidad penal de las personas jurídicas. Veamos en qué consisten estos delitos. Contra la intimidad y el allanamiento informático. La estafa. Las insolvencias punibles. Los daños informáticos. Contra la propiedad industrial o intelectual. Contra el mercado o contra los consumidores. El blanqueo de capitales. Contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social. Contra los derechos de los ciudadanos extranjeros. Sobre la construcción, edificación y urbanización. Contra el Medio Ambiente. La falsedad en los medios de pago. El cohecho. El tráfico de influencias. La corrupción a funcionarios públicos. Los plazos de prescripción de estos delitos están en función de la pena máxima señalada al delito cometido. Pueden oscilar entre VEINTE y hasta CINCO años. Se debe mantener custodiada, hasta su prescripción, la documentación mercantil pertinente para una buena defensa ante un juicio por cualquiera de estos posibles delitos.
- Según el vigente Código Mercantil: SEIS años es el plazo obligatorio por el que se deben conservar y custodiar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes concernientes al negocio de la empresa, debidamente ordenados. Este plazo se computa a partir del último asiento realizado en los libros.
A la vista de lo anterior y si obviamos cuestiones penales y compensaciones de pérdidas, podríamos llegar a la conclusión de que cualquier empresa diligente debe conservar la totalidad de la documentación relativa a su negocio durante un plazo mínimo de SEIS años.
En FFACT, en el apartado TO THE EXCELLENCE encontrará un interesante cuestionario de 23 preguntas sobre “los registros y los archivos mercantiles”, que le ayudará a reflexionar sobre este importante tema.
Fuente: Club de Emprendedores
