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Competencias

Gestión de tiempos y tareas

¿Cómo es posible que algunas personas consigan hacer tanto y otros tan poco?  Gran parte del secreto está en la buena gestión del tiempo.
El tiempo es algo sobre lo que normalmente no paramos a reflexionar.  Cada mañana nos levantamos con 1440 Euro minutos.  Da igual nuestros estatus social, si somos emprendedor, directivo o estudiante, los estudios que tenemos, o si somos hombre/mujer.  Al final todos tenemos el mismo tiempo.

Ahora, en lo que sí estamos de acuerdo todos es en que parece que nunca hay suficiente tiempo en el día.

La “Gestión del tiempo¨ es el proceso de organizar y planificar cómo repartir el tiempo entre las tareas especificas.

Cuando practicamos una buena gestión del tiempo nos permite trabajar más inteligentemente, no mas duro, para que al final consigamos hacer más en menos tiempo.  El no gestionarlo bien perjudica nuestra efectividad y nos causa estrés.

Para mejorar nuestra gestión del tiempo, vamos a trabajar tres puntos claves.  El primero:

  1. Valor del Tiempo: ¿Sabes cuánto vale tu tiempo? La mayoría no lo sabemos. Es importante fijar un valor monetario a nuestro tiempo porque nos ayuda enfocar en las tareas de alto valor y evitar las actividades que no nos generan mucho valor.

Para y piensa, ¿Cuanto tiempo pasamos en tareas que realmente no son importantes o no nos reportan el mayor retorno?

  1. Multitareas: Estás al teléfono con un proveedor, mientras, estás respondiendo a un correo de un cliente. Cuelgas el teléfono y un compañero te manda un whatsapp el cual lees mientras buscas una factura en un montón de papeles. ¿Os suena?

Mulitarea es un mito, nuestro cerebro no funciona con efectividad de esta manera.  Estudio tras estudio está demostrando que cuando intentamos hacer más de una tarea a la vez somos menos productivos, menos efectivos, reduce nuestra habilidad de enfocar, nuestro nivel de concentración y la calidad de nuestro trabajo disminuye. Se estima que perdemos un 20-40% más de tiempo cuando trabajamos de esta manera.

Imagínate intentar hablar o escuchar a alguien a la vez que estamos escribiendo un correo. Ni funciona, ni es bueno para construir relaciones sólidas de confianza.

Indicadores de que los estamos haciendo multitarea:

  • varias pestañas o documentos abiertos en el ordenador
  • un alto nivel de estrés
  • interrupciones continuas (avisos de correos, mirar al móvil continuamente, despistarnos cuando hacemos tareas que no nos gustan o interesan.)

Así que recuerda, uni-tarea es la nueva moda.

  1. Diario de Actividades, Priorizar Tareas y hacer listas de tareas pendientes.

¿Cuanto tiempo pasamos en tareas que realmente no son importantes o no nos reportan el mayor retorno?  A primera vista podemos pensar que no mucho, pero realmente te sorprendería lo que vas a descubrir una vez que empieces a mantener un diario de tus actividades diarias.  El diario de actividades nos da la información necesaria para pintar una imagen real de cómo consumimos nuestro tiempo.

El primer paso es concienciarnos de dónde se nos va el tiempo.  Reflexionar sobre:

  • en qué tareas dedicamos más tiempo
  • cuál es el mejor momento del día para hacer una tarea
  • nuestro ritmo biológico
  • fugas de tiempo como surfear las redes o tomar cafés

¿Qué datos tenemos que tener en el diario?:

  • Día y Hora
  • Descripción de la tarea
  • Cómo me siento
  • Duración de la tareas
  • Valor: alto, medio, bajo, ninguno

Con estos datos:  analizamos las tareas y desde una elección consciente podemos modificar cómo utilizamos nuestro tiempo.  Vemos que tareas podemos delegar, en cuales no nos merecen seguir invirtiendo tiempo y esfuerzo, eliminar y en cuáles deberíamos de invertir más.

Una vez que sabemos dónde se nos va el tiempo, podemos priorizar las tareas realmente importantes y preparar listas de tareas pendientes para la semana o el día.

Al final recuerda, el estar ocupado no es lo mismo que ser efectivo.  Lo que va marcar la diferencia de si aprovechas al máximo el día es cómo eliges invertir esos 1440 euro-minutos.  Así que elige bien cómo inviertes tu tiempo.

Teresa Falls

Experta en Psicología Positiva aplicada a la Estrategia Organizativa